Schrappen die onnodige administratie

“Thuiszorg wordt bevrijd van onnodig papierwerk”, “Ontregeling van de wijkverpleging komt op stoom”, “Vijfminutenregistratie wijkverpleging moet binnen jaar verdwijnen”, “Genoeg gevinkt”, “We moeten bij de zorg terug naar het gezonde verstand”, “Minder regels in de zorg, dat moet nu dan toch echt gaan lukken”. Enkele leuzen die in afgelopen tijd te lezen waren in de media. Er is te weinig personeel in de zorg, dat weten we, en vervolgens wordt het weinige personeel dat we hebben belast met veel onnodig papierwerk. Dat moet veranderen! En die ruimte is er nu dan ook echt. De regels worden aangepast, versoepeld waar nodig en professionals krijgen weer vertrouwen.

Daarom zijn we bij Lelie zorggroep voortvarend aan de slag gegaan met schrappen van onnodige administratie in de wijkverpleging. Aan mij de eer een werkgroep samen te stellen en een programma te bedenken. De werkgroep was snel gevormd. Vanuit alle regio’s kwamen collega’s van de thuiszorg met verschillende functies, zoals (wijk)verpleegkundigen, eerst verantwoordelijke verzorgenden en planners, naar het hoofdkantoor in Rotterdam om mee te denken over het schrappen van onnodige registraties. We gaven de werkgroep als motto mee: “de cliënt in het vizier!” Na een middag brainstormen hadden we een grote lijst verbeterpunten verzameld. Niet alleen onnodige registraties (bijvoorbeeld: standaard invullen van een risicosignaleringslijst), maar ook werkafspraken of processen die efficiënter of prettiger kunnen, bijvoorbeeld de manier waarop de planner komt tot planning en route. Ook kwamen er onduidelijkheden naar voren die ervoor zorgen dat de medewerkers teveel tijd kwijt zijn met het uitzoeken en rondbellen om erachter te komen hoe iets geregeld is, bijvoorbeeld rondom het aanvragen van een indicatie. Daar zijn we in de weken daarna verder mee aan de slag gegaan. We bepaalden per onderwerp: wat moet er beter? Hoe moet dit er uit zien? Wat is daarvoor nodig?

Wat ik zo leuk vond aan deze sessies is dat de collega’s die het werk doen zelf bepaalden hoe hun werk eruit zou moeten zien. Dit klinkt misschien logisch, maar dat blijkt in de praktijk toch niet altijd het geval. Maar wie kan beter zeggen hoe het moet dan degene die het werk zelf uitvoert? En wat deze sessies nog leuker maakte is dat het zorgt voor blije collega’s. We gaan terug naar hoe het hoort: de cliënt in het vizier. De weinige tijd die onze collega’s hebben, moet besteed worden aan de cliënt en niet aan papierwerk, regeldingen en paarse krokodillen. En wie kan daar nu wat op tegen hebben?

*Wil jij ook meedenken over werkwijzen en processen? Kijk op werkenmetwaardering.nl voor onze vacatures.

*Onze zorg- en hulpverleners - met uiteenlopende functies - schrijven wekelijks een persoonlijk blog over hun (werk)ervaringen, grappige anekdotes of ander interessant leesvoer. Ook is er regelmatig een gastblogger aan het woord. Er is elke week iets nieuws te lezen op ons blog!
Lees hier meer over onze bloggers.